Voorkom dat klanten te laat betalen
Helaas hebben veel ondernemers het wel eens meegemaakt, de klant betaalt te laat, of in sommige gevallen betaalt de klant helemaal niet. Dat is balen, want je hebt hard gewerkt en vervolgens kun je fluiten naar je geld. Gelukkig hebben wij wat tips voor je om ervoor te zorgen dat dit soort dingen zo’n min mogelijk tot niet gebeuren.
Tips openstaande rekeningen te voorkomen
Hieronder geven we je 3 tips die je kunt toepassen om te voorkomen dat klanten te laat gaan betalen.
Tip 1: Leg vooraf de afspraken schriftelijk vast
Het makkelijkste voor je is om per e-mail of schriftelijk, prijzen e.d. op te schrijven. Wanneer dit goed gelukt is kun je het bestand naar .pdf comprimeren. Pdf wordt vaak gebruikt bij het vastleggen van afspraken omdat er niet gemakkelijk dingen aan toegevoegd kunnen worden. Nu je alle afspraken hebt opgeschreven en je weet dat je niks hebt gemist, teken je de opdracht. Stuur vervolgens een mail naar de klant en laat weten dat hij/zij ook moet tekenen.
Tip 2: Vooruit betalen
Dit scheelt een hoop gedoe en voor jou als kleine ondernemer (zzp’er) is het een stuk handiger.
Tip 3: Durf de klant aan te spreken op zijn betaalgedrag
Wanneer de klant niet betaalt op de datum die is afgesproken, ga er dan achteraan. Blijf niet bij de pakken neerzitten maar neem contact met de klant op! Stuur het desnoods een tweet via Twitter of een privébericht via LinkedIn.
Tip 4: Waarom er laat betaald wordt
Voor de koper zijn er meerdere redenen om de factuur pas later te betalen. Financiële problemen kunnen daarbij een rol spelen. De koper krijgt makkelijker krediet bij een leverancier dan bij een bank. Ook is het een gratis krediet. De koper staat bij een zakelijke relatie aan de gunstige kant van macht, hier kan natuurlijk gebruik van worden gemaakt. Daarbij worden laatbetalers minder punctueel als de vervaldata van de factuur niet strikt wordt opgevolgd.
Tip 5: Meer contactmomenten
Is alles compleet en naar wens? Heeft u nog vragen over het product of dienst? En is de factuur juist aangekomen? Dit, vaak onverwachte, contactmoment nog voor het betaaltermijn is verstreken, kan de relatie met de koper en de klanttevredenheid sterk verbeteren. Mochten er vragen of opmerkingen zijn over de factuur, dan kunt u dit direct bespreken. Dit zorgt voor duidelijkheid voor beide partijen en vaak tot een eerdere betaling.
Tip 6: Herinner je klanten op een effectieve manier
Een telefonisch contactmoment is het meest persoonlijk en daarom aan te raden, weliswaar afhankelijk van het type klant en de tijd die uw bedrijf daarin kan investeren. Mocht de koper vele facturen open hebben staan, is een herinnering per mail duidelijker en bovendien minder tijdrovend.
Ons advies
Wij adviseren het contactmoment plaats te laten vinden 5 tot 15 dagen voor de vervaldatum van de factuur. Laat dit gesprek vooral servicegericht over komen. Wees uiteraard vriendelijk en stel gesloten vragen. Dit zorgt voor een kort en bondig gesprek, waarin u de informatie over de factuur duidelijk krijgt.
