10 Redenen om papierloos te vergaderen
We doen steeds meer zaken digitaal. De tijd dat je met een acceptgiro naar de bank ging, ligt ver achter ons. Als bedrijf kun je ook niet achterblijven en kan digitalisering veel voordelen bieden. Een werkplek of afdeling waar dan ook geen papier is, zal je veel geld besparen. Bovendien is al dat papierverbruik niet bevorderlijk voor het milieu.
Toch worden nog in veel vergaderingen stapels documenten gebruikt. Iedereen print keurig de agenda, actielijsten en bespreekpunten. Erg milieuvriendelijk en kosten bewust is dit niet. Waarom zou je niet papierloos gaan vergaderen? Wij geven je 10 redenen om dit in te gaan voeren.
Papierloos vergaderen
Er zijn verschillende reden om te vergaderen zonder papier. Hoe je dit moet doen en welke voorbereidingen je hiervoor moet treffen, vertellen wij je hieronder. Wanneer gaat jouw organisatie overstappen?
1. Taken effectief bijhouden
De eerste reden om over te stappen naar papierloos vergaderen is dat je gemakkelijker taken kunt bijhouden. Het komt regelmatig voor dat taken van een aantal besprekingen geleden worden vergeten. Als team kun je grip houden op afspraken door alles digitaal vast te leggen.
2. Minder kans op lekken
Het lekken van data of bedrijfsgevoelige informatie is een steeds actueler onderwerp binnen bedrijven. Doordat iedereen papieren meeneemt van vergadering naar vergadering is de kans groot dat er onderweg wat blijft liggen of zelfs verloren raakt. Verklein de kans op het uitlekken van gevoelige besluiten door alle agenda documenten in een beveiligde omgeving te bewaren.
3. Tijdsbesparing
Door papierloos te gaan vergaderen, kun je veel tijd besparen. Collega’s hoeven niet meer in de wachtrij te staan bij de printer, maar kunnen waar en wanneer ze willen alle documenten van de vergadering doornemen.
4. Digitaler gaan werken
Steeds meer bedrijven doen alles digitaal. Denk maar aan facturen, klantbeheer en nieuwsbrieven. Waarom zou u dan nog op een ouderwetse manier met een papieren agenda vergaderen? Het overstappen op papierloos vergaderen is makkelijker dan u denkt.
5. Snellere voorbereiding
Door digitaal te gaan vergaderen, kunnen alle deelnemers zich sneller voorbereiden. Ze hoeven niet alle documenten te printen, maar kunnen alles direct vanaf hun device scannen. Tijd is geld, dus door digitaal te gaan vergaderen zal je geld gaan besparen.
6. Resultaten bijhouden
Hoe vaak komt het wel niet voor dat afspraken die tijdens een vergadering gemaakt worden niet worden uitgevoerd of niet worden gemeten? Door digitaal te gaan vergaderen kun je direct acties aan een persoon toewijzen en meten wanneer die persoon daarmee klaar is.
7. Online archief
“Waar is de agenda van twee maanden geleden ook alweer?”. Kantoren liggen vol met documenten, notities, agenda’s en to-do lijstjes. Het overzicht is vaak compleet verdwenen. Door te gaan werken met een online vergadersysteem kun je direct bij alle oude documenten. Alles data staat online en is voor alle leden van het projectteam inzichtelijk.
8. MVO vergaderen
Alle kleine beetjes helpen om de wereld beter te maken, zo ook het reduceren van het papierverbruik. Zo hoeven men minder bomen te kappen en chemische bleekmiddelen te gebruiken. Daarnaast hoeft er ook geen CO2 uitgestoten te worden tijdens het transport van fabriek naar de winkel. Als je dus als bedrijf paperless wilt werken, dan is digitaal vergaderen een eerste simpele stap.
9. Alles op 1 plek
Hoe handig zou het zijn als je to-do lijstjes, agenda en documenten allemaal op één plek staan. Door een goed papierloos vergadersysteem te kiezen, werkt alles naadloos met elkaar samen en hoef je niet op meerdere plekken alles bij te houden.
10. Blijere collega’s
Door papierloos te gaan vergaderen zul je merken dat collega’s zich blijer gaan voelen. Het zijn maar kleine details, maar doordat ze niet meer last-minute te hoeven printen omdat alle afspraken duidelijk op papier staan, ontstaat er rust op de werkvloer. Dit zal de sfeer ten goede komen.
Voordelen van digitaal vergaderen
In deze video zie je wat de voordelen zijn van papierloos vergaderen in jouw organisatie.
Van papier naar digitaal
Wil je ervaren hoe het is om papierloos te vergaderen? Kijk dan eens naar een proefaccount van 90 dagen van OurMeeting.
