Werving en selectie van een personal assistent: 6 aandachtspunten
Geen enkele directeur of management / directielid kan vandaag de dag nog zonder een personal assistent. Het is onmogelijk om naast alle verantwoordelijkheden en vergaderingen ook nog allerlei praktische zaken te regelen. Een personal assistent moet een echte duizendpoot zijn. Van het regelen van reizen, vergaderingen, social media tot het optimaal beheren van de agenda.
Het vinden van een goede PA is een vak apart geworden. Je kunt dit zelf doen, maar je kunt ook kiezen voor een externe partij. Zij gaan dan aan de slag met de werving en selectie personal assistent In dit artikel geven wij je 6 aandachtspunten bij het selecteren van een PA.
1. Goed omgaan met stress
Als CEO van een landelijke organisatie kan iedere dag plotseling anders verlopen. Een situatie op social media kan zo op de voorkant van De Telegraaf komen en vervolgens hangen er direct 10 journalisten aan de telefoon die hem of haar willen spreken. Als personal assistent moet u dit in goede banen leiden. Omgaan met stress, een hoge werkdruk en overzicht kunnen bewaren is een van de belangrijkste skills voor een PA vandaag de dag.
2. Pro-actief
Een goede PA is in staat om vijf stappen vooruit te denken. Wil iemand een vergadering inplannen, dan weet u vaak al wat de vervolg acties daaruit zijn en wat voor een invloed dit gaat hebben op de agenda. Ook de privé-situatie en wensen van MT-leden moet je snel begrijpen en daarop pro-actief handelen. Is donderdagochtend een belangrijke dag omdat een van de kinderen dan altijd gaat sporten, dan moet hier geen afspraak gepland worden.
“Tip van hetPAbureau.nl: op donderdag 23 april 2023 is het Secretaressedag.”
3. Handig met social media
Zakelijke contacten en correspondentie verloopt niet altijd meer via de e-mail of telefoon. Een PA zal kennis moeten hebben van LinkedIn, Twitter, Instagram en Facebook. De CEO zal vaak het praktische beheer uit handen geven aan zijn PA om alle correspondentie te filteren. Moet er ergens snel een foto gemaakt worden van een samenwerking of nieuw project? Als PA kan het goed zijn dat jij die foto moet maken. Een goede kennis van social media en smartphone is dus noodzakelijk.
4. Expert in organiseren
Het mag voor zich spreken dat een personal assistent een expert is in organiseren. Moeiteloos plant deze persoon vergaderingen in 8 verschillende agenda’s. Ook de voorbereidingen voor reizen, overnachtingen, bijeenkomsten en evenementen heeft de PA allemaal onder controle. Een belangrijke vaardigheid hierbij is natuurlijk het overzicht kunnen bewaren en goed kunnen samenwerken met externe partijen.
5. Ervaring op de werkvloer
Het werk als PA leer je het beste op de werkvloer en minder makkelijk uit boeken. Zoek je een personal assistent, bepaal dan of het gaat om een junior of senior functie en selecteer hier de juiste persoon bij. Een PA wil zich altijd verder ontwikkelen en uitgedaagd worden. Als in jouw bedrijf weinig gebeurd, dan is een senior PA wellicht teveel van het goede.
Goed om te weten: Andere woorden voor PA zijn: spin in het web / alleskunner / multitasker
6. Inlevingsvermogen
Bij de werving en selectie van een PA moet je ook kijken naar het inlevingsvermogen van die persoon. Een PA heeft met iedereen contact in de organisatie en is het eerste aanspreekpunt voor vragen en klachten. Een PA moet een goed inlevingsvermogen hebben en empathie kunnen tonen. Aan de andere kant moet een PA ook hard en zakelijk kunnen zijn tegen opdringerige verkopers die iets willen van MT.
Zoals je hebt kunnen lezen moet de PA van vandaag de dag over een mix aan talenten beschikken. Het zelf zoeken van een goede PA is vaak erg lastig. Gelukkig zijn er bureaus die je hierbij op weg kunnen helpen.
