Van conflict naar conversatie: Communicatiestrategieën voor het debiteurenproces
Het debiteurenbeheer is belangrijk voor iedere onderneming (klein en groot), waarbij het zelden altijd vlekkeloos verloopt. Gelukkig zijn er manieren om dit proces te verbeteren, onder meer door een betere communicatie met behulp van software. In dit artikel geven wij je praktische tips vanuit onze communicatie-achtergrond om jouw debiteuren sneller te laten betalen.
Facturatie
Laten we beginnen met het begin van het debiteurenproces, namelijk de factuur. Naast het feit dat een factuur voorzien moet worden van de benodigde gegevens, is het belangrijk dat alles voor de klant zo makkelijk mogelijk is om te betalen. Bijvoorbeeld door de factuur te versturen inclusief een betaallink naar iDeal. Wat je eenvoudig kunt regelen met debiteurenbeheer software. Zo kan de klant eenvoudig en snel betalen, zonder in te loggen bij de bank, handmatig gegevens en bedragen over te typen. Dit heeft als bijkomend voordeel dat facturen sneller betaald worden.
Periodiek factureren en abonnementen
Een andere tip is het automatiseren van het debiteurenproces. Vestuur niet op de raarste momenten facturen, maar zorg voor een vast moment. Zo kunnen klanten rekenen op consistentie. Iets dat vooral prettig is voor klanten die vaker facturen ontvangen en zij zo precies weten wanneer ze jouw factuur kunnen verwachten. Want net zoals het prettig is om betalingen consistent te ontvangen, is het ook prettig dat er consistentie zit in terugkerende facturen. Met name als je veel zaken doet met andere ondernemers, maakt dit het bijhouden van hun eigen administratie namelijk een stuk makkelijker.
Het factuurportaal
Om even terug te komen op de eerder genoemde debiteurenbeheer software voor de betaling, is een online factuurportaal een andere handige toevoeging. Dit biedt namelijk de mogelijkheid om met de klant in gesprek te blijven, waarbij de communicatie specifiek over de factuur gaat. Dit maakt het voor de klant een stuk laagdrempeliger om contact op te nemen bij een klacht of opmerking. Op deze manier kan er samen tot een oplossing worden gekomen, bijvoorbeeld door het treffen van een slimme betalingsregeling. Via de debiteurenbeheer software kan dit zowel worden aangevraagd door de klant, maar je kunt ook als bedrijf het voorstel doen om een regeling te treffen. Wat voor beide partijen uiteindelijk veel prettiger is dan een incassotraject.
Opvolging
Zowel de opvolging van deze betaaltrajecten als het versturen van herinneringen en aanmaningen, kan geheel worden geautomatiseerd. Dit betekent dat je als ondernemer veel minder tijd kwijt bent aan het bijhouden van de debiteurenadministratie, wat natuurlijk erg prettig is. Mochten er alsnog vragen zijn vanuit de klant, dan kun je dit wederom regelen via het factuurportaal. Zo heb jij alle informatie centraal op één plek staan, terwijl je klanten kunnen rekenen op een vlotte communicatie. Want dankzij meldingen is het eigenlijk onmogelijk om berichtjes van klanten te missen.
Communicatiestrategieën per klant
Tot slot is het zelfs mogelijk om je communicatiestrategieën aan te passen op basis van de klant. Als je er bijvoorbeeld achterkomt dat een klant niet betaalt, dan kun je hier een notitie van maken en in de toekomst deze niet betalende klant vermijden. Maar als je echter kunt zien in de software dat een klant altijd stipt op tijd betaalt, dan kun je bijvoorbeeld instellen dat herinneringen niet automatisch worden verstuurd. Zodat je eerst even persoonlijk contact op kunt nemen om na te gaan wat er speelt. Want tenslotte berust succesvol ondernemen op het behouden van goede klanten.
