10 Tips voor social media tijdens een evenement
Als je een evenement organiseert, dan is het erg belangrijk om social media in te zetten voor de promotie van het evenement, maar ook om de reacties te managen. Wat ik nog bij veel beursorganisatoren en evenementen zie, is dat zij niet actief de dialoog aangaan met hun bezoekers. Dit is een gemiste kans, want er is zoveel te leren van de reacties die bezoekers geven. Omdat social media steeds belangrijker gaat worden in de evenementen branche heb ik een aantal tips opgenomen om actiever om te gaan met social media tijdens een event.
Video met 10 tips
In deze video zie je een aantal tips. De video is opgenomen tijdens de Rode Kruis Bloesemtocht, een wandelevenement met 30.000 bezoekers, waarbij ik de social media live verzorgde vanuit de centrale hal.
10 Tips voor social media tijdens een event
Hieronder zijn de 10 tips te vinden:
1. Bedenk een strategie
Denk van tevoren goed na welke kanalen je gaat inzetten, stel een team samen en maak een contentplan. Definieer vervolgens een aantal doelstellingen, wat wil je bereiken en wat zijn de do’s en don’ts.
2. Maak social media accounts aan
Registreer vervolgens de social media accounts en voorzie deze van een eigen logo en huisstijl. Op deze manier zijn uw social media kanalen direct te herkennen voor de bezoekers van uw evenement.
3. Ga actief informatie delen (dagelijks)
Al ruim van tevoren gaat u informatie delen. Gemiddeld verstuurt u in de eerste maanden 1 bericht per dag, dit is puur om onder de aandacht te blijven en om volgers en fans te creëren op uw accounts. Naarmate de grote dag nadert gaat u de frequentie van berichten verhogen naar 2 tot 4 per dag. Daarin heeft u het over: artiesten, programma, parkeren, tickets, acties, foto’s en video’s van het opbouwen en nog veel meer.
4. Zorg voor internet
Uw social media strategie valt of staat met betrouwbaar internet op de dag zelf. Zorg er dus voor dat u minimaal twee internetbronnen tot uw beschikking heeft. Mijn voorkeur gaat uit naar een afgeschermd wifi netwerk, zodat niemand anders erop kan komen. Zorg daarnaast ook voor een alternatief. Vaak is het 3g netwerk overbelast, dus uw internet dongel zal niet werken.
5. Creëer dashboards
Tijdens de dag maakt u verschillende dashboards om alles te managen. Niet iedereen gebruikt dezelfde hashtag, dus u moet verschillende zoekwoorden in de gaten houden. Er zijn op internet volop gratis en betaalde tools te vinden, gebruik deze ook, want Twitter.com is vaak te beperkt.
6. Zorg voor content leveranciers
Tijdens het evenement zit u vaak zelf in een controle centrum, maar u wilt ook foto’s delen van het evenement. Zorg er daarom voor dat u een aantal content leveranciers heeft die u foto’s en feiten aanleveren over het evenement. Deze kunt u vervolgens delen op Twitter en Facebook.
7. Maak een social media punt
Om de interactie nog meer te vergroten kunt u een eigen ‘social media podium’ of punt maken. Daar zet u verschillende schermen neer die vervolgens een specifieke hashtag laten zien. Het voordeel van een eigen punt is dat mensen ook naar u toe komen en zo ontstaat er ook een offline interactie.
8. Deel foto’s en video’s van het evenement
Bij ieder evenement zijn er natuurlijk mensen die er niet bij konden zijn. Om deze toch het evenement te laten ervaren deelt u tijdens en na het evenement veel foto’s via Twitter en Facebook. Mensen sturen deze graag door naar hun vrienden en gaan zichzelf ’taggen’, dit is erg goed voor uw promotie.
9. Ga social media gebruiken
U kunt als organisator niet meer om social media heen. Tegenwoordig loopt (bijna) iedereen met een iPhone, BlackBerry of Samsung telefoon rond en deelt berichten via Twitter, LinkedIn en Facebook. Mensen praten over wat ze zien en horen tijdens uw evenement. Neem dus plaats in deze conversaties en monitor wat mensen vinden.
10. Vraag een professional om hulp
Social Media opzetten en bijhouden kost veel tijd. Om het goed te doen bent u zeker 30 minuten tot 1 uur per dag bezig. In deze tijd verstuurt u berichten, beantwoordt u vragen en maakt u foto’s en video’s. Als u er niet aan toekomt om uw kanalen actueel te houden of u wilt het uitbesteden, neemt u dan eens contact met ons op. Wij verzorgen dan, in goed overleg met u, iedere dag updates en zorgen ervoor dat er een dialoog ontstaat.
