6 Tips je e-mail te beheersen
Communicatie gaat vandaag de dag grotendeels via e-mail. Wanneer niet regelmatig je e-mails bekijkt en beantwoord kom je soms voor bergen met e-mailverkeer te staan. Wil je jouw tijd beter besteden en effectiever omgaan met al je e-mailverkeer?
Manage je e-mail
Hieronder staan 6 tips hoe je effectiever om kunt gaan met je mailbox.
1. Vast punt van de dag
Kies een vast punt van de dag om je mail te beantwoorden. ’s Ochtends beschik je over de meeste energie en het is daarom niet handig om al die energie in mail te steken. Plan bijvoorbeeld vlak voor lunchtijd en/of aan het eind van de dag om je te focussen om je mail. Check je e-mail maar een paar keer per dag i.p.v. continu.
2. Organiseer je mail
Tegenwoordig kun je heel eenvoudig je mail organiseren en labelen. Zo komt je mail in verschillende mappen binnen en zo kun je bijvoorbeeld werk en privé scheiden.
3. Meerdere mailadressen
Het kan soms fijn zijn om meerdere e-mailadressen voor verschillende doeleinden te gebruiken. Een apart mailadres voor privézaken, social media en werkzaken, voor algemene mail en specifieke mail.
4. Beantwoord per categorie
Het is effectiever om per soort mail te beantwoorden. Reageer eerst op alle sales mails, dan op vergadermails etc.
5. Flag
Markeer voor je start met e-mails beantwoorden de belangrijkste met een “flag”, hierdoor verschijnen deze mails bovenaan in je maillijst.
6. E-mail uitbesteden
Heb je het echt te druk? Schakel dan iemand in om je e-mails te beantwoorden en te managen. Jij kunt je dan focussen andere dingen of ontspannen!
Tip van Tim Ferris over je e-mail
E-mail is een tijdvreter en vaak ben je alleen al 4 uur per dag bezig om alle berichten te beantwoorden. Probeer eens de methode van Tim Ferris, The Four Hour Workweek, die je kunt vinden op zijn blog.
