Digitale gegevensuitwisseling verbeteren met EDI-systemen
Digitale transformatie blijft een trending topic in de zakelijke wereld en onder marketing managers. Je wilt realtime inzicht in verkoopdata, CRM gegevens en patronen in klantgedrad herkennen. Eén van de belangrijke technologieën die bedrijven helpen met deze transformatie is het Electronic Data Interchange (EDI) systeem. Zoals PIM-systemen de omgang met productinformatie hebben veranderd, geldt dit bij EDI voor de manier waarop bedrijven onderling communiceren.
In dit artikel kijken we naar de voordelen en nadelen van EDI-systemen en wat de voordelen voor o.a. marketing managers zijn.
Wat is EDI?
Electronic Data Interchange (EDI) is de gecomputeriseerde uitwisseling van zakelijke documenten tussen bedrijven in een gestandaardiseerd elektronisch format. Voorbeelden zijn inkooporders, facturen, verzendmeldingen en nog veel meer. EDI stelt bedrijven in staat om gegevens snel en zonder menselijke tussenkomst uit te wisselen, dit leidt tot efficiëntie, nauwkeurigheid en bespaart kosten.
Waarom is EDI belangrijk?
Bij het uitwisselen van zakelijke documenten met partners, kunnen vertragingen en fouten ernstige gevolgen hebben. Fouten in een inkooporder kunnen bijvoorbeeld leiden tot verkeerde leveringen, wat vervolgens weer leidt tot vertragingen en extra kosten. EDI minimaliseert deze risico’s door gegevensuitwisseling te automatiseren.
Wat zijn de standaarden en protocollen rondom EDI?
Standaarden zijn van cruciaal belang voor EDI, deze zorgen er namelijk voor dat alle partijen dezelfde ’taal’ spreken. Enkele van de meest gebruikte EDI-standaarden zijn EDIFACT, HL7 (binnen de gezondheidszorg), X12, ODETTE (auto-industrie) en TRADACOMS (Britse supermarkten). Elk van deze standaarden heeft eigen sets van berichtformaten voor verschillende zakelijke transacties.
EDI te integreren met andere systemen?
EDI werkt op zijn best als het geïntegreerd is met andere bedrijfssystemen zoals ERP (Enterprise Resource Planning) en WMS (Warehouse Management System). Deze integratie stelt bedrijven in staat om automatisch orders te verwerken, voorraden te beheren en zendingen te volgen. Dit gaat volledig automatisch en hier komen geen handmatige acties aan te pas.
Voordelen van EDI
De voordelen van EDI op een rijtje. Met EDI profiteren bedrijven van een scala aan voordelen die hen in staat stellen om operationele efficiëntie en productiviteit aanzienlijk te verbeteren.
1. Snelheid en efficiëntie
EDI versnelt bedrijfsprocessen door handmatige invoer te vermijden. Dit zorgt voor een sneller ‘Order to Cash’ proces.
2. Nauwkeurigheid
Met minder menselijke tussenkomst verminder je de kans op fouten.
3. Kostenbesparing
Automatisering zorgt voor tal van besparingen. Denk aan een verlaging van de arbeidsuren voor bepaalde processen en minder of geen papierverbruik.
4. Verbeterde zakelijke relaties
Sneller en nauwkeuriger gegevens uitwisselen leidt tot een betere samenwerking met handelspartners. De kans op miscommunicatie of ruis op de lijn verkleint.
5. Ecologische voetafdruk
EDI vermindert de noodzaak van papieren documenten, dit is milieuvriendelijk en kosteneffectief. Daarnaast is de kans op fouten veel kleiner.
Nadelen van EDI
Er zijn ook mogelijke nadelen aan het werken met EDI. We nemen er enkele met je door.
1. Implementatiekosten
De implementatie van een EDI-systeem brengt kosten met zich mee. Deze kosten lopen op als er veel technische uitdagingen zijn. Denk aan de integratie met bestaande systemen, dit brengt complexiteit met zich mee.
2. Onderhoud
Continu up-to-date zijn met standaarden en technologieën is tijdrovend. Gelukkig zijn er veel software-oplossingen waar dit uit handen wordt genomen. Gespecialiseerde softwarepartijen zorgen ervoor dat je aan de belangrijkste datastandaarden voldoet.
3. Afhankelijkheid
Bij uitval bestaat er de kans dat er vertragingen in de bedrijfsvoering ontstaan. Zorg ervoor dat je in zee gaat met een betrouwbare partij die snel bereikbaar is bij storingen.
4. Uitdagingen met samenwerkingspartners
Handelspartners moeten ook aan de juiste EDI-standaarden voldoen om gezamenlijk van de voordelen te profiteren. Daarnaast is het van belang om de juiste koppelingen te hebben. Met kleine afnemers is dit lastig en kan een EDI-systeem te duur zijn om aan te schaffen. In dat geval zijn er oplossingen zoals het e-businessnet van SRC waar zij gebruik van kunnen maken om toch te koppelen met jouw EDI.
Aan de slag met EDI
Voor marketing managers biedt EDI ongeëvenaarde mogelijkheden in het tijdperk van digitale transformatie. Met EDI heb je realtime inzichten in verkoopdata, CRM-gegevens en klantgedrag. Terwijl de voordelen opwegen tegen de nadelen, is het belangrijk voor bedrijven om een weloverwogen beslissing te nemen bij de implementatie van EDI. Het is ook cruciaal om een betrouwbare technologische partner te kiezen en te zorgen voor een soepele integratie met bestaande systemen om de maximale waarde uit de EDI-investering te halen.
