Hybride werken: hoe verbeter je de interne communicatie?
Hybride werken is de toekomst. Steeds meer bedrijven hebben dit succesvol weten te implementeren. Helaas zien we dat het in de praktijk ook nog niet altijd op rolletjes loopt. Want hoewel hybride werken veel voordelen biedt voor het bedrijf en de medewerkers, is het wel een geheel andere manier van werken en dat vraagt ook om geheel nieuwe oplossingen. De noodzaak hiervan werd maar al te goed duidelijk gedurende de pandemie.
Zelfs nu – enkele jaren later – zien we de effecten hier nog van terug in het bedrijfsleven en is het voor steeds meer ondernemers duidelijk dat flexibel werken mogelijk gemaakt moet worden. Hybride is dan ook een trend die we niet meer zien verdwijnen. Toch zijn er ook enkele nadelen. Vooral de interne communicatie kan door het hybride werken spaak lopen. Want hoe communiceer je duidelijk en effectief met alle betrokkenen als mensen flexibel kunnen werken en regelmatig wisselen van werkplek?
Gelukkig zijn deze nadelen ook te verhelpen. Een goede interne communicatiestrategie is hierbij een absolute must. Maar waar denk je dan aan? Hoe verbeter je de interne communicatie als hybride werken de norm wordt?
Faciliteer betere communicatiemiddelen
Bekijk eerst op welke manieren betere communicatiemiddelen gefaciliteerd kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan het implementeren van microsoft teams bellen. Dit is speciaal ontwikkeld om flexibel werken makkelijker te maken. Sinds de komst van het nieuwe werken zijn we immers op een andere manier gaan communiceren met elkaar. Overleg wordt zelfs vanaf verschillende werkplekken gevoerd. Het is dan wel belangrijk dat men over de juiste kanalen beschikt om dit mogelijk te maken. Via Microsoft Team wordt bellen onderdeel van de dagelijkse gang van zaken. Dit gebeurt via dezelfde omgeving als chatten en samenwerken gebeurt. Zo is het voor medewerkers prettiger om overzichtelijker te werken en wordt samenwerken vanaf diverse werkplekken ook stukken eenvoudiger.
Zorg er tevens voor dat deze communicatie wel tot stand blijft komen. Door het hybride werken loop je het risico dat medewerkers op een eigen ‘eilandje’ blijven zitten en hierdoor minder goed in contact blijven met de rest van het team. Door regelmatig vergaderingen of zelfs digitale lunches te organiseren, blijft dit contact behouden. Hetgeen essentieel is voor de productiviteit van het gehele bedrijf.
Organiseer trainingen
Wees je ervan bewust dat er nog veel meer bij komt kijken wanneer er hybride vergaderd wordt. Vergaderen in real life is relatief eenvoudig. Je kunt elkaars lichaamstaal beter aflezen en de communicatie verloopt over het algemeen soepeler. Het is voor veel medewerkers dan ook wel even wennen als dit voortaan grotendeels digitaal wordt gedaan. Zo loop je bijvoorbeeld het risico dat sommige medewerkers over het hoofd worden gezien en er daardoor miscommunicatie ontstaat. Daarom is het belangrijk om (online) trainingen aan te bieden. Zo weet men precies hoe ze een hybride vergadering bij moeten wonen en wat ze moeten doen om dit in goede banen te leiden.
