De invloed van organisatiestructuur op de planning

24 juli 2021

De structuur van een organisatie is van grote invloed op het planningsproces van projecten en de medewerkers. Om de uitdagingen die een organisatiestructuur het hoofd te bieden, geven we je wat handige tips. Je kunt deze blog ook beluisteren op Spotify of Apple Podcasts.

De 7 organisatiestructuren van Henry Mintzberg

Henry Mintzberg beschrijft in zijn boek “‘The Structuring of Organizations” dat organisatiestructuren de volgende basisonderdelen kunnen hebben:

• Topmanagement
• Middenkader
• Technische staf
• Ondersteunende staf
• Uitvoerende kern

In dit figuur zie je de basisonderdelen van een organisatiestructuur in een gemiddeld bedrijf.

Hij onderscheidt 7 organisatiestructuren, maar wij beperken ons in dit blog tot drie structuren die het meest bij projectmatig werkende dienstverleners voorkomen:

• De eenvoudige organisatie
• De professionele organisatie
• De innovatieve organisatie

Organisatiestructuur van een eenvoudige organisatie

Onder een eenvoudige organisatie vallen over het algemeen de kleine bedrijven. Zij hebben vaak geen stafafdelingen of  middenkader. Doordat het bedrijf een eenvoudige en platte organisatiestructuur heeft, kan het goed inspringen op kansen en bedreigen uit de markt. Flexibiliteit is dé succesfactor van dit soort bedrijven.

Het topmanagement is vaak de ondernemer die lijnen uitzet en de medewerkers direct aanstuurt. In deze eenvoudige structuur is er geen behoefte aan een uitgewerkt proces voor de planning. De ondernemer plant alles centraal.

De beperking van de eenvoudige organisatie zit in de span-of-control van de ondernemer. Zodra het bedrijf groter wordt kan de ondernemer niet meer alles overzien. Op dat moment wordt een proces en systeem voor de planning noodzakelijk.

Organisatiestructuur van een professionele organisatie

Organisaties met een professionele structuur zijn grotere bedrijven met hoogopgeleide professional. Deze professionals vormen de uitvoerende kern en ze hebben een grote mate van vrijheid om hun werk in te delen. Voorbeelden van dit soort bedrijven zijn ingenieursbureaus, communicatiebureaus, accountantskantoren en consultancybedrijven. Hieronder zie een organisatiestructuur van een professionele organisatie.

Professionele organisaties hebben een klein topmanagement en middenkader die weinig invloed hebben op het werk van de professionals. De kwantiteit en kwaliteit van het werk van kan daardoor sterk uiteenlopen, omdat de werkprocessen zich lastig laten standaardiseren. Bij communicatiebureaus is bijvoorbeeld veel verloop van medewerkers en kennis.

De planning vindt decentraal plaats namelijk door de professionals zelf. Zij hebben het contact met de klanten en maken afspraken over de uitvoering van de projecten. Omdat er weinig grote projecten met tientallen professionals voorkomen, is er weinig behoefte aan een centrale planning. Iedereen doet zo goed mogelijk zijn of haar eigen werk.

De uitdaging: de weerstand

De optimale inzet van professionals is een belangrijk vraagstuk. Doordat ze decentraal werken kan voorkomen dat unit A een professional zoekt die in unit B beschikbaar is, maar dat ze dat niet van elkaar weten. Als unit A dan een externe inhuurt dan leidt dit tot een lagere winst voor de gehele organisatie.

Er moet dus centraal inzicht zijn in de beschikbaarheid van professionals over de business units heen, zodat men medewerkers efficiënt aan elkaar kan uitlenen. Dit centrale inzicht zou bijvoorbeeld verzorgd kunnen worden door een technische stafafdeling, bijvoorbeeld een afdeling “Resource Planning”.

Organisatiestructuur van een innovatieve organisatie

De innovatie organisatie is een organische structuur. Het is een typische Agile organisatievorm met veel tijdelijke teams die zich richten op het uitvoeren van projecten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan ICT-bedrijven met Scrum teams of filmploegen bij mediabedrijven. Deze werken veel gestructureerder samen. Zie hieronder het figuur.

De innovatieve organisatie heeft ondersteunende diensten met specialisten zoals cameramannen, audio engineers en post-production editors voor een filmproject op YouTube. Vanuit die ondersteunende diensten worden medewerkers in de tijdelijke teams ondergebracht.

Een innovatieve organisatie werkt taakgericht en de teams zijn samengesteld met medewerkers die elk hun eigen specialisme hebben, maar er is geen sprake van een scherpe afbakening van de taken. De teams werken zelfstandig, waardoor de organisatie heel flexibel is.

De uitdaging: multitasking

Bij innovatie organisaties is het de uitdaging om medewerkers zoveel mogelijk in één team tegelijkertijd te laten werken. Multitasking waarbij medewerkers in meerdere teams werken, dient voorkomen te worden. Hiermee voorkom je dat vertragingen in het ene team gevolgen voor andere teams hebben.

Het is helaas niet altijd mogelijk om medewerkers fulltime in één team te laten werken omdat medewerkers bijvoorbeeld naast grote projecten ook allerlei kleine opdrachten moeten uitvoeren. In deze situatie komt een centrale project en resource planning door een technische stafafdeling goed van pas om de afhankelijkheden goed te bewaken.

Conclusie organisatiestructuur vs. planning

De eenvoudige organisatie is een instapmodel. Als het bedrijf groter wordt zal het overgaan naar de professionele of innovatieve structuur. De keuze voor een structuur zal sterk afhangen van de branche en/of de organisatie met name gericht is op de inzet van professionals of gehele projecten voor klanten uitvoert.

Als de organisatie groeit verschuift de macht naar de uitvoerende kern, die daarmee ook verantwoordelijk voor de planning worden. Toch biedt centraal inzicht in de project en resource planning altijd meerwaarde. Het is belangrijk dat dit faciliterend en niet sturend wordt georganiseerd om weerstand van professionals en teams te voorkomen.