Wat zijn de voordelen van Copilot in Microsoft Word?

Microsoft Word is één van de meest gebruikte programma’s vanuit het Microsoft 365 pakket, ook wel bekend als het Office pakket. We gebruiken Word voor het maken van uitgebreide rapporten, het schrijven van zakelijke blogs en social media posts, het verwerken van eenvoudige notities en het tikken van samenvattingen. Het programma wordt gebruikt voor het creëren van professionele, foutloze teksten. Copilot is inmiddels ook aan Word toegevoegd en dat betekent dat je slim tijd kunt besparen met deze AI-tool in je documenten.

De belangrijkste voordelen van Copilot in Word

Een goed document schrijven kost tijd. Dit weten we allemaal. Je hebt dan ook niet alleen een idee nodig. Je hebt ook duidelijke formuleringen nodig, een gestructureerde opbouw en een consistente opmaak. De uitdaging wordt nog groter wanneer je moet werken met een bepaalde deadline. De tijdsdruk kan fouten juist in de hand werken. Copilot kan je op meerdere manieren helpen in Word en verlaagt direct de tijdsdruk. De AI-tool biedt slimme oplossingen om tijd te besparen en je taken efficiënter te laten verlopen. Wij geven je inzicht in de belangrijkste voordelen van Copilot in Word.

1. Automatisch teksten genereren

Copilot kan je helpen om een eerste opzet te maken. Je kunt een basisdocument laten maken op basis van een korte omschrijving in gewone taal. Vraag Copilot bijvoorbeeld om een samenvatting te schrijven van het jaarverslag, compleet met de belangrijkste resultaten en doelen voor de toekomst. Copilot zet je verzoek direct om in een complete tekst die je vervolgens zelf verder uit kunt werken. De basistekst ligt al voor je, dus je hoeft niet meer van schets af aan te beginnen.

2. Toon en schrijfstijl verbeteren

Het maakt nogal verschil of je een tekst aan collega’s wilt voorleggen, aan leidinggevenden en directie of bijvoorbeeld aan klanten en prospects. De toon en schrijfstijl bepalen of de tekst geschikt is voor de lezer. Het kan lastig zijn om zelf de juiste toon en schrijfstijl te pakken te krijgen én door het hele document te hanteren. Copilot kan je hierbij helpen door de tekst te analyseren en suggesties te doen voor het verbeteren van de toon, de schrijfstijl of de helderheid.

3. Snelle samenvattingen of herschrijvingen

Heb je een ontzettend lange tekst en geen tijd om alles te lezen voordat je naar een vergadering moet? Vraag aan Copilot om de tekst samen te vatten en eventueel over te brengen door middel van de belangrijkste zaken in bulletpoints. Zo heb je direct duidelijkheid in handen. Copilot zet de kernpunten letterlijk voor je op een rijtje. Heb je een tekst, maar komt deze nog niet helemaal duidelijk over voor jouw gevoel? Vraag Copilot dan om de tekst te herschrijven en de tekst zo duidelijker te maken.

4. Slimme suggesties voor inhoud

Copilot is in staat om inhoudelijke suggesties te doen op basis van het onderwerp van je document. Moet jij bijvoorbeeld een artikel schrijven over verduurzaming onder bedrijven? Je kunt Copilot dan vragen om voorbeelden aan te dragen voor je tekst of om extra punten aan te geven die je verder uit kunt werken. Zo maak je je artikel eenvoudig compleet.

5. Efficiënt opmaken en structureren

Het kan veel tijd kosten om een document consistent op te maken. Toch is dit voor de professionaliteit wel belangrijk. Ook hier kan Copilot je veel tijd besparen. De AI-tool kan bijvoorbeeld automatisch koppen en opsommingen toepassen. Deze kan alinea-indelingen organiseren en stijlen doorvoeren. Uiteindelijk maakt de AI-tool er zo een document van dat er professioneel en georganiseerd uitziet.

6. Taalcontrole en foutcorrectie

Je leest makkelijk over foutjes heen die je zelf gemaakt hebt. Dit is vervelend. Een fout kan in een document blijven staan, zelfs als je het document wel drie keer naleest op foutjes. Eigen fouten zie je niet snel en juist dat kan ervoor zorgen dat foutjes blijven bestaan. Vraag aan Copilot om real-time correcties uit te voeren en eventueel suggesties aan te geven. Op deze manier zorg je ervoor dat het document echt foutloos is voordat het wordt doorgezet.

7. Feedback sneller verwerken

Zeker als je in teamverband werkt krijg je veel met feedback te maken. Het verwerken van al deze feedback kan behoorlijk tijdrovend zijn. Je kunt dit ook aan Copilot overlaten. Vraag de AI-tool bijvoorbeeld om een alinea op basis van opmerkingen te herschrijven of om een conclusie aan het document toe te voegen. Dit maakt de samenwerking veel soepeler, sneller en efficiënter.

8. Relevante data en bronnen toevoegen

Vaak is het nodig om relevante informatie of statistieken uit een ander document of een andere bron te halen. Je moet dan zelf door de bestanden zoeken om de juiste gegevens te vinden om aan je document toe te voegen. Hier verlies je veel tijd aan. Copilot kan de betreffende gegevens zelf uit andere documenten of bronnen ophalen en toevoegen aan je tekst in Word. Zo is je document altijd compleet.

Slim aan de slag met Copilot in Word

Schrijfprocessen worden sneller en makkelijker met Copilot. De AI-tool stelt zich op als een assistent waar je echt mee kunt samenwerken in het document. Met de tool kun je sneller de meest uiteenlopende soorten teksten schrijven, van zakelijke rapporten en samenvattingen tot creatieve artikelen om met je doelgroep te delen. Natuurlijk is het wel belangrijk dat je precies weet hoe je samenwerkt met Copilot om tot de beste resultaten te komen. Volg daarom eens een Copilot training bij ons. Je leert niet alleen hoe deze tool je in Word helpt, maar je ontdekt ook de meerwaarde van deze AI-tool voor het werken binnen andere Microsoft 365 programma’s, waaronder Excel en PowerPoint.